Документооборот

Система Электронного документооборота на базе EMC Documentum

Организационный документооборот (управление входящей и исходящей корреспонденцией орга­низации, а также внутренними распорядительными документами) — это, говоря образно, нервная система организации. Общеизвестен тот факт, что подавляющее большинство (по неко­торым аналитическим оценкам — до 95%) управ­ленческих решений принимается и доводится до исполнителей на основании и в форме доку­ментов. Современная организация представляет собой, по сути, «фабрику документов». Тради­ционно и «сырье», и «продукция» этой «фабрики» представлены в бумажной форме — и это сопро­вождается целым рядом хорошо известных (но не всегда легко преодолеваемых) проблем:

  • Прежде всего, существующие объемы и неуклонный рост современного документо­оборота организаций таковы, что приходится постоянно увеличивать штат подразделений, выполняющих функции документационного обеспечения управления (ДОУ) — регист­рацию, рассылку, контроль исполнения, архивное хранение документов.
  • Даже при хорошо отлаженной системе регистрации движения и хранения докумен­тов часто бывает затруднительно найти нуж­ный документ или убедиться, что имеющаяся версия документа актуальна.
  • При ручном характере документооборота уве­личивается трудоемкость и продолжительность основных операций — рассмотрения согласования, исполнения документов.
  • При бумажной форме документооборота существует высокий риск несоблюдения законодательных и нормативных требований, регулирующих вопросы работы с докумен­тами — по срокам рассмотрения и исполнения документов, по соответствию стандартам оформления, по соблюдению правил и проце­дур архивного хранения документов и т.п.

Преимущества системы электронного документооборота:

  • Централизованное хранение организационных документов организации с возможностью автоматизации рутинных операций работы с документами, эффектив­ными механизмами поиска документов по атрибутам и полнотекстовому содержанию, удобными средствами рассылки документов и оповещения пользователей о происходящих в системе событиях.
  • Повышение производительности труда работ­ников управленческого и делопроизводст­венного аппаратов организации и снижение числа ошибок при обработке документов.
  • Повышение оперативности в принятии управ­ленческих решений и доведении их до исполнителей.
  • Обеспечение сквозного контроля за испол­нением поручений, выданных на основании организационных документов.
  • Сокращение затрат на обслуживание про­цессов документооборота.
  • Формирование электронного архива органи­зационных документов с возможностью управ­ления регламентами архивного хранения.
  • Обеспечение максимально полного соблюде­ния законодательных и нормативных требо­ваний к корпоративному документообороту.

Более 50 крупных российских пред­приятий и организаций выбрали EMC Documentum для реализации своих проектов автоматизации организационного документооборота.

Основными характеристиками EMC Documentum eRoom являются:

  • Полноценное хранилище электронной информации;
  • Портал управления проектами и коллективной работой;
  • Простой интуитивный интерфейс;
  • Единое хранилище всей информации проекта;
  • Разграничение прав доступа к информационным ресурсам проектов;
  • Возможность настройки проектной среды в зависимости от целей и задач проекта;
  • Объединение пользователей в проектные группы;
  • Простой рабочий интерфейс;
  • Быстрый доступ ко всей информации, доступной для роли пользователя;
  • Средство получения заданий и подачи отчетов об их выполнении;
  • Средство участия в проектных обсуждениях, согласованиях и т.д.;
  • Планирование и контроль реализации проекта;
  • Постановка задач и контроль за их исполнением;
  • Ведение календаря событий проекта;
  • Обеспечение коммуникаций проектной команды;
  • Средство единого размещения всей проектной документации, согласования документов;
  • Разграничение прав доступа к информационным ресурсам в зависимости от роли участника проекта.

Задачи, решаемые EMC Documentum eRoom:

  • Интернет-портал
  • Единое хранилище документации
  • Электронный архив печатных документов
  • Проектный офис
  • Система принятия решений
  • Система согласования и утверждение документации
  • Система консолидации отчетности из регионально-распределенных структур
  • Система контроля исполнительской дисциплины
  • Help Desk, в части управления прецедентами;
  • Мобильный офис

Внедрение EMC Documentum eRoom позволит:

  • Эффективно и просто управлять большим количеством документов и комплектов документации;
  • Повысить эффективность, качество и скорость процесса обработки документов;
  • Ускорить процесс поиска информации и получения документа;
  • Контролировать версии документа;
  • Обеспечить безопасность и надежность хранения информации;
  • Освободить офисное пространство и уменьшить затраты на хранение документации;
  • Быстро и экономично распространять документы;
  • Просто и быстро расширять и интегрировать функциональные возможности;
  • Получать информацию о документах и формирование отчетов;
  • Ускорять потоки обмена информацией и разграничивать права доступа;
  • Автоматизировать коллективную работу над проектами;
  • Обеспечить безопасность и надежность хранения информацией;
  • В результате снизить оперативные и непредвиденные затраты до минимума.